Inserisci ora la struttura dei debitori così come un partitario normale descritto anche nella documentazione di Banana Contabilità.
Struttura debitori
Le voci obbligatorie sono:
- Numero di conto che può essere numerico, letterale o alfanumerico (se usi il QR-IBAN per la fatturazione dovrai inserire il conto numerico di al massimo 7 cifre).
- Descrizione del conto con il nome e il cognome del debitore o dei debitori (questo campo viene usato per le instestazioni delle stampe).
- Completamento della colonna BClasse con la dicitura 1 per indicare che questi conti vanno aggiunti negli Attivi di Bilancio.
- Il codice Somma In a piacere, seguendo i criteri imposti da Banana Contabilità.
- Nella colonna Gr1 va indicata la voce scelta nella colonna Somma in della struttura dell’immobile per associare gli inquilini al singolo immobile.
- Nella colonna Fattore inserisci il coefficiente di ripartizione principale. Nelle colonne Fattore dalla numero 2 alla numero 10 usa eventuali altri coefficienti di ripartizione relativi all’inquilino o al comproprietario.
- Nella colonna Mensile inserire l’affitto mensile netto.
- Nella colonna AccontoSpese inserire l’importo dell’acconto spese.
- Nella colonna Tipo inserire il nome del tipo di ricavo (RICAVO1, RICAVO2, RICAVO3, RICAVO4 – voci predefinite) che può essere un ricavo per affitti di appartamenti, affitti di spazi commerciali, affitti di posteggi e così via (secondo come lo hai dichiarato nel piano contabile). La stessa voce scelta infatti andrà a inserire l’affitto sotto il conto contabile dei ricavi corrispondente.
- Nella voce Scadenza inserire 12 per indicare le 12 scadenze mensili, 4 per affitti trimestrali, 3 per affitti quadrimestrali, 2 per affitti semestrali e così via.
- Nella colonna DataEntrata inserire la data di entrata dell’inquilino/comproprietario con il formato GG.MM.AAAA.
- Nella colonna DataScadenza inserire la data di scadenza del contratto con il formato GG.MM.AAAA.
- Nella colonna DataUscita inserire l’eventuale data di uscita dall’appartamento di un inquilino/comproprietario con il formato GG.MM.AAAA. Se l’appartamento rimane senza inquilino ricordati di inserire NR (Not Rented – Non affittato) nell’oggetto immobiliare presente nella struttura dell’immobile).
- Nelle colonne più a destra chiamate Oggetto (colonna Oggetto1, colonna Oggetto2, colonna Oggetto3, colonna Oggetto4, colonna Oggetto5) andranno inseriti i corrispondenti conti contabili scelti per ogni singolo appartamento, negozio, posteggio, garage, ecc, in modo da fare corrispondere l’inquilino o il comproprietario al numero di appartamento, negozio, posteggio o garage affittato o di proprietà.
Aggiungi gli indirizzi dei debitori del partitario che serviranno alla fatturazione
Per aggiungere gli indirizzi dei debitori e altri dati bisogna visualizzare il partitario debitori inquilini o comproprietari e selezionare la vista di Banana Contabilità dal nome Indirizzo (dove viene visualizzata la lista Base, Movimento, Preventivo, Precedente, Varia, Stampa, Indirizzo…).
A questo punto si visualizzeranno le colonne necessarie per inserire i dati di fatturazione e altri dati a piacere che verranno utilizzati da Banana per le fatture e le intestazioni di tutte le stampe associate ai debitori. Ricordati che il campo Descrizione verrà usato al posto dei campi Nome, Cognome, Organizzazione per le stampe ottenute con le estensioni immobiliari.
Gestione degli appartamenti non affittati
Gli appartamenti non affittati, senza inquilino, vanno inseriti creando un conto contabile del partitario debitori come per esempio dal nome SFITTO, affinché le spese siano ripartite correttamente. Questo conto SFITTO può essere utilizzato anche in futuro e può comprendere più appartamenti sfitti insieme.
Ordinamento dei debitori (inquilini o comproprietari)
I nuovi inquilini o comproprietari che si aggiungono a quelli iniziali vanno aggiunti al partitario debitori inquilini/comproprietari riordinandoli a piacimento.
Tabella Esclusioni
Una seconda procedura da completare con l’inserimento degli inquilini e dei comproprietari è quella relativa alla tabella Esclusioni del file di Banana Contabilità.
Come nella immagine seguente è necessario compilare le seguenti colonne:
- Nella colonna Descrizione inserire il conto contabile di ogni inquilino/comproprietario.
- Nella colonna Ascensori (voce predefinita) lasciare tutto impostato su Sì con la finestra a tendina che si apre cliccando sopra ogni casella se gli ascensori vanno addebitati a tutti gli inquilini/comproprietari. Inserire No se si vuole escludere le spese relative agli ascensori a uno o più inquilini/comproprietari.
- Se si avesse bisogno di aggiungere altre esclusioni creare la colonna corrispondente al tipo di esclusione che si vuole aggiungere utilizzando la voce di menu dell’estensione “Aggiungi un’esclusione”.
- Una volta attivata la funzione il programma chiede quale nome dare all’Esclusione. Inserire quindi il nome. Dopo avere aggiunto una nuova esclusione è necessario fare doppio clic sui titoli delle colonne della tabella esclusioni e selezionare, a sinistra nella finestra che si apre, il nome dell’esclusione appena creata. A questo punto, sulla parte destra della finestra bisogna assegnare una larghezza (width) di circa 2.0 cm per poterla visualizzare all’interno della tabella. Infatti quando si crea l’esclusione questa resta invisibile perché ha una larghezza pari a zero cm.
- A questo punto bisogna segnare per ogni inquilino a chi va addebitata la nuova voce creata e a chi non va addebitata attraverso le finestre di dialogo Sì/No.
- Quando si aggiunge una esclusione bisogna associare il conto contabile relativo alla colonna della tabella Esclusioni creata. Lo puoi fare segnando nella colonna Gr1 del piano contabile, alla voce di costo corrispondente, il nome in maiuscolo dell’esclusione che hai appena creato. Vedi l’esempio predefinito per gli Ascensori.
