Come gestire le comunicazioni in serie agli inquilini o ai comproprietari
A partire dalla versione 3.3 dell’estensione immobiliare per Banana Contabilità è possibile gestire le circolari e le comunicazioni agli inquilini e ai comproprietari o semplici lettere e/o raccomandate. A breve sarà possibile formattare le lettere anche con grassetto, corsivo, link.
Questa funzione è disponibile per tutti i tipi di contabilità tramite l’estensione lettere da me sviluppata che è possibile guardare in anteprima sul sito dal menu Banana. L’estensione lettere permette di scrivere a debitori, creditori o a chi vuoi tramite un CRM aziendale.
Nei modelli immobiliari la tabella Circolari con le colonne Data e R è già pronta.
Per chi gestisce già files con le versioni precedenti dell’estensione e vuole usufruire di questa nuova funzione, come prima cosa deve creare la tabella Circolari.
Crea la tabella Circolari
Per farlo segui la seguente procedura:
Vai dal menu di Banana su Strumenti.
Clicca su Aggiungi/rimuovi funzionalità.
Nella finestra che si apre seleziona Aggiungi tabella semplice e clicca su Ok.
Nella finestra di conferma che si apre clicca su Ok.
Nella finestra che chiede il nome della tabella da creare scrivi rispettando minuscole e maiuscole Circolari e clicca su Ok.
A questo punto hai a disposizione la nuova tabella per la gestione delle circolari.
Tuttavia, prima di utilizzarla nel pieno delle sue funzionalità va inizializzata.
Inizializzazione della tabella Circolari
- Avvia per la prima volta la funzione Circolari. Per farlo vai al menu di Banana: Estensioni.
- Poi clicca sulla funzione Circolari.
- A questo punto si aprirà per la prima volta.
- Alla apertura di una schermata che serve per aggiungere le colonne Data e R conferma con OK.
- Torna alla tabella Circolari.
- Fai doppio clic sui nomi delle colonne.
- Si aprirà la finestra per la gestione delle colonne della tabella Circolari, dove sulla sinistra vedrai la colonna DATA e la colonna R.
- Seleziona prima la colonna DATA.
- Vedrai sulla destra della finestra come ha una larghezza pari a 0.00. Imposta la larghezza a 2.00.
- Seleziona la colonna R.
- Vedrai sulla destra della finestra come ha una larghezza pari a 0.00. Imposta la larghezza a 2.00.
- Clicca su Ok.
A questo punto hai a disposizione anche il campo Data per permetterti di preparare e stampare le lettere in anticipo e stamparle con la data che preferisci.
Se non usi il campo Data, la data della lettera sarà quella del giorno in cui la visualizzi sullo schermo.
Come usare la tabella Circolari
Innanzitutto devi dare un nome univoco alla circolare che vuoi creare e scrivere questo nome sotto la colonna Id. Questo nome può essere composto da soli numeri o da lettere o da lettere e numeri a tuo piacere.
Il testo della circolare andrà scritto sempre nel campo Descrizione. Ogni riga di questa tabella è un paragrafo.
Per utilizzare più paragrafi crea una seconda riga con lo stesso Id usato precedentemente e scrivi il nuovo paragrafo all’interno della colonna Descrizione.
Attenzione alla sequenza dei paragrafi che verranno stampati sulla lettera, l’estensione usa la sequenza così come la vedi all’interno della tabella Circolari.
Ricorda che la prima riga di ogni nuova circolare è utilizzata dal programma come Oggetto (in grassetto) della lettera che verrà stampata a video.
Per firmare le circolari sfrutta i campi dedicati nel menu Impostazioni dell’estensione. Avrai a disposizione due campi (prima riga e seconda riga) da usare a piacimento. Nel menu Impostazioni devi selezionare: Firma per le circolari (prima riga), Firma per le circolari (seconda riga).
Per stampare la tua nuova circolare vai dal menu dell’estensione Circolari, scegli l’immobile e scegli la circolare che vuoi stampare a video.
Scegli se stampare l’intestazione della lettera a sinistra o a destra dal menu Impostazioni.
Il campo Data nella tabella Lettere serve se vuoi forzare la stampa delle lettere con una data da te scelta in anticipo.
Il campo R nella tabella Lettere serve se vuoi stampare una raccomandata o una lettera. Se lo imposti su Sì sarà stampata una raccomandata.