Società di servizi moderne: come?

In Brandscut Rassegna Digitale ti aiuto a organizzare le idee che riguardano il digitale, l’innovazione e la crescita professionale. Ciao, sono Patrick Pasquillo, fondatore di brandscut.com, il primo servizio online italiano che crea video esplicativi su richiesta.


In questo episodio di Brandscut Rassegna Digitale parliamo di come una società di servizi potrebbe reinventarsi attraverso lo smart working e farsi conoscere velocemente grazie a un approccio totalmente diverso che oltre ad abbattere i costi favorisce anche la flessibilità e la salute dei dipendenti.


È utile capire qual è il futuro di una società di servizi come una società fiduciaria e di come può adottare nuovi modelli di business partendo da un approccio smart.


Oggi le società fiduciarie come le società di servizi potrebbero risparmiare tanto, ottimizzare il lavoro e diventare moderne e all’avanguardia. Come?

Veniamo subito al nocciolo della questione:per una società di servizi è davvero necessario affittare un ufficio per 5-10 persone o forse più?

Una società di servizi dovrebbe farsi carico dei costi delle spese accessorie e di riscaldamento come elettricità, acqua, canalizzazioni, gas, gasolio e altre spese?

Quante e quali spese una società di servizi può oggi evitare o può ridurle allo stretto indispensabile?

Infine, tra le varie società di servizi è possibile trasformare una società fiduciaria in una realtà moderna?

Lo vedremo assieme all’interno di questo articolo. Breve parentesi. Forse non conosci bene il termine “fiduciaria” che è molto in voga soprattutto in Svizzera: questi termini stanno alla figura del commercialista, dell’amministratore di condominio, del fiscalista o dell’agenzia immobiliare. Cosa hanno in comune questi servizi fiduciari?

Chi amministra beni e pratiche commerciali di terzi ha da sempre necessità di un ufficio. Ma è davvero l’unica soluzione?

Continua a leggere perché ti mostrerò l’esempio di una società di servizi.

Ossia come una società fiduciaria può oggi operare in Ticino e come potresti fare la stessa cosa anche in altri luoghi e in altre aziende.In questo episodio tocco più punti cruciali per trasformare una società fiduciaria fisica in una realtà che opera da remoto, abbatte i costi e ottimizza il proprio lavoro. Vediamo i punti essenziali: Partiamo…

UFFICI

Oggi per alcune realtà aziendali come le società fiduciarie non sono più necessari gli uffici. Ascolta fino in fondo per sapere come nel suo insieme. Per gli uffici fiduciari esistono gli spazi co-working che possono essere affittati seguendo l’andamento delle necessità aziendali. Questi spazi offrono la soluzione a necessità di gruppo, come per le riunioni che vedremo meglio in seguito, o necessità del singolo. Spesso offrono abbonamenti per i clienti abituali ma possono essere usati anche a ore. È utile avere sempre presente dove sono posizionati. Senza un ufficio non hai più bisogno nemmeno di depositare una garanzia o una cauzione per l’affitto degli spazi. Ecco come l’investimento per aprire una società fiduciaria si riduce sensibilmente. Ma come gestire la posta cartacea in entrata senza possedere un ufficio fisico? Lo vediamo assieme nei prossimi due punti.

INDIRIZZO FISICO

Molte realtà co-working permettono la domiciliazione dell’azienda a costi accessibili. Ecco perché puoi scegliere un punto co-working vicino a te dove far recapitare la tua corrispondenza postale.Non è tutto perché vediamo nel dettaglio come la corrispondenza cartacea in entrata può essere gestita meglio per ottimizzare anche il lavoro e lavorare veramente “smart”.Tutte queste soluzioni si prestano bene a molte società di servizi.

RICEZIONE DELLA POSTA

La posta cartacea è oggi il grande problema da gestire quando si lavora da remoto.Le soluzioni sono quelle di scansionarla e renderla digitale. Come si può fare?Si può fare in modo che chi se ne occupa la “prelevi” e la scansioni. Alcune realtà co-working lo fanno già. Altrimenti puoi affidarti a un dipendente attrezzato (come verrà attrezzato lo vedremo più avanti).In Svizzera per esempio esiste un servizio della Posta che la scansiona e la rende disponibile in tutta sicurezza in formato digitale. Inoltre la posta cartacea può essere consegnata dopo la scansione per essere successivamente archiviata dall’azienda.Il tuo indirizzo fisico (in uno spazio co-working) può così essere sempre convertito in una cassetta postale digitale. Eventualmente può essere reindirizzato a un’altro indirizzo postale attraverso i servizi offerti dalla Posta.È possibile ridurre il costo di questo servizio anche se resta sempre di prezzo accessibile. Nel punto successivo vediamo infatti come gestire le fatture in entrata.

RICEZIONE DELLE FATTURE

La ricezione delle fatture forse non è ancora digitalizzato in tutte le nazioni.Ridurre il “carico” della posta cartacea è utile sia per l’azienda che per i propri clienti.In Svizzera per esempio si può usufruire della fattura digitale che ci raggiunge direttamente all’interno del servizio e-banking della banca da noi prescelta.In Italia avremo altri sistemi ma l’idea è sempre la stessa.Questo permette una gestione più facile delle fatture in entrata, dei pagamenti, della suddivisione delle fatture per cliente e la digitalizzazione nativa delle fatture ricevute.Per i contabili irriducibili del timbro esistono software che creano timbri digitali.

GESTIONE DELLE BANCHE

Non è una novità il servizio e-banking della propria banca.Avere i propri conti e quelli dei propri clienti su una sola piattaforma bancaria è possibile gestendo tutto tramite una sola banca prescelta.Non è necessario avere una sola banca ma potrebbe essere una possibilità.In questo caso è meglio parlare con il proprio consulente bancario per conoscere le soluzioni a disposizione.

ARCHIVIO DOCUMENTI

Abbiamo accennato alla necessità di possedere un archivio dove conservare i documenti cartacei.Avendo reso digitale ogni documento tutta la corrispondenza cartacea può essere subito archiviata per le necessità legali.Se proprio dobbiamo affittare, affittiamo un piccolo spazio adibito a conservare e a ruotare gli archivi cartacei.Non abbiamo invece ancora parlato di come gestire le telefonate. Ci sono diverse soluzioni che vediamo nel punto successivo.

SEGRETERIA TELEFONICA

Se tutto è organizzato bene le telefonate si riducono in maniera consistente allo stretto necessario.Ecco perché a volte non è necessario assumere una segretaria a tempo pieno.È la soluzione per chi ovviamente non può farne a meno. Se sei una realtà aziendale più piccola o sei all’inizio della tua attività imprenditoriale il consiglio è un altro.Esistono servizi di segreteria telefonica virtuale. In cosa consistono?Sono società di segretarie che rispondono al tuo numero di telefono. Lo possono fare a distanza.Prendono nota delle telefonate, te le inoltrano, ti mandano una e-mail o un SMS di notifica della chiamata ricevuta. Queste società seguono sempre le tue indicazioni.Puoi sempre modificare le tue indicazioni. Puoi lasciare passare solo le telefonate di alcune persone e prendere nota per le altre. Le possibilità sono infinite anche per la gestione degli appuntamenti.Queste società spesso possono gestire un calendario condiviso dove possono prendere appuntamenti per te quando sanno che sei disponibile.Alcuni di questi servizi a un prezzo sempre accessibile sono:

Segretaria in cloud

Seecall

Segretaria24

Ne conosci altri? Consigliali nei commenti per aggiornare l’articolo.

Ovviamente alcune realtà co-working offrono anche questo servizio. Alcuni di tutti questi servizi prevedono anche la loro disponibilità in più lingue.Con una squadra di segretarie non ti devi più preoccupare della disponibilità a rispondere alle tue chiamate.

GESTIONE DEL TELEFONO

Il telefono fisso oggi è diventato mobile. Questo non significa non possedere un numero di telefono fisso. Perché?Il numero di telefono fisso può essere gestito tramite uno smartphone e essere portato con sé ovunque.Le videoconferenze per esempio possono sostituire molte riunioni e abbattere i costi. Oggi esistono servizi di videoconferenze facili e accessibili come utilizzare un browser web.

SOFTWARE GESTIONALE

I software gestionali multiutente oggi sono tutti offerti anche in cloud.Questo significa che sono accessibili ovunque e spesso le stesse software house ti propongono il terminal server in cloud più adatto alle tue esigenze.Vediamo nel punto seguente quello che riguarda la sicurezza informatica aziendale.

SICUREZZA

La sicurezza informatica dipende dalla struttura che si usa.La sicurezza di un data center non è paragonabile alla sicurezza che si trova spesso in un ufficio con un server fisico. Lavorare da remoto è diventata la soluzione migliore.Negli uffici fisici si usano già soluzioni in cloud. Queste permettono l’assenza di molti costi di gestione per la infrastruttura informatica. Permettono anche di spostare la propria sicurezza su sistemi più adatti alle aziende.In cloud puoi acquistare un’intera rete informatica dinamica per un preciso numero di utenti, con i relativi servizi e licenze software per Office e per il gestionale usato.Ogni nuova postazione aggiunta è subito pronta e il backup dei dati è sempre disponibile e sicuro.

RIUNIONI

Come già accennato le riunioni si possono spostare in spazi co-working o possono essere organizzate in video conferenze.Negli spazi co-working è possibile offrire riunioni in luoghi vicini ai propri clienti.A questo punto ti serve solo un’auto aziendale che ovviamente vediamo nel prossimo punto.

AUTO AZIENDALE

Oggi per chi usa molto l’auto esistono soluzioni di auto in abbonamento.Forse non sono ancora a buon mercato per un privato ma le aziende trovano più utilità in questi abbonamenti.Non pensare alla manutenzione dell’auto, alle relative spese e avere la possibilità di sostituirla quando si desidera è una bella e comoda soluzione per un’azienda.Pagando un importo fisso mensile ti devi preoccupare solo di fare il rifornimento di carburante.Ma di questo aspetto parleremo meglio in un episodio dedicato.

MATERIALE DI UFFICIO

Il materiale di ufficio necessario all’attività lavorativa dei propri dipendenti può essere sempre rimborsato.Le attrezzature come stampanti e altro possono essere rimborsate o possono anche essere viste come degli incentivi per il dipendente che opera da remoto.Dopo aver ridotto tutto ai minimi termini il materiale di ufficio è sempre una sottigliezza rispetto ad altre spese più importanti che sono venute a mancare.

ASSISTENZA INFORMATICA

Oggi l’assistenza informatica è anch’essa effettuata da remoto.L’installazione degli strumenti di lavoro è una parte molto ridotta rispetto all’assistenza informatica che si riceve da remoto.Non avere un’infrastruttura informatica fisica da gestire riduce molto le necessità di intervento offline.

MARKETING PER SOCIETÀ FIDUCIARIE O SOCIETÀ DI SERVIZI

Offrire un servizio ai clienti sempre all’altezza fa parte del marketing della tua azienda.Creare portali web sicuri con accesso riservato per i propri clienti riduce anche le richieste di intervento da parte dei tuoi dipendenti.Se sei un’agenzia immobiliare, per esempio, la visibilità si sposta su internet.Risparmiare in altre occasioni ti dà sempre la possibilità di essere più presente online.In conclusione, creare una società fiduciaria moderna può essere anche un punto chiave di posizionamento del tuo brand.Spiegare la propria attività ai propri clienti o ai potenziali clienti diventa molto utile.In questo caso la mia azienda Brandscut è il servizio online sempre utile per comunicare con video esplicativi aziendali concetti che vuoi rendere facili e immediati.Per chi mi segue già ci sentiamo nelle prossime puntate del podcast che organizza le idee pratiche che riguardano il digitale, l’innovazione e la crescita professionale.


Negli episodi di Brandscut Rassegna Digitale relativi alla digitalizzazione parlo di alcuni settori che stanno per essere sconvolti affiancandoli a settori che sono già stati sconvolti qualche anno fa.


Ti consiglio di ascoltarli perché anche se non riguarda il tuo settore possono aiutarti a raggiungere la tua idea professionale più adatta a un mondo che cambia.


Se ti è piaciuto questo episodio e vorresti trovarne altri come questo ti invito a seguirmi iscrivendoti al podcast Brandscut Rassegna Digitale.


Ciao