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Operazioni sulle registrazioni e funzionalità extra

Registrazioni ricorrenti su Banana Contabilità

Le registrazioni ricorrenti su Banana Contabilità sono quelle registrazioni più o meno identiche che facciamo periodicamente. Per esempio, ogni giorno, ogni settimana, o ogni mese o ogni anno.

Se dovessimo ripetere delle registrazioni in date diverse è possibile ridurre il tempo necessario per registrare usando le registrazioni ricorrenti di Banana.

Per esempio, abbiamo una registrazione di spese bancarie fisse ogni fine mese.

A questo punto queste 12 registrazioni tutte di importo 5 CHF e con la stessa identica descrizione contabile possono essere memorizzate su Banana con una sola registrazione.

La data di registrazione sarà l’unica cella che andremo a inserire ogni volta con il giorno di addebito esatto.

Tutto il resto resterà uguale.

Se abbiamo diverse registrazioni ricorrenti nell’arco di un anno avremo risparmiato diverso tempo rispetto a quanto tempo avremmo impiegato se avessimo dovuto registrare tutto ogni singola volta e con il rischio, per esempio, di scrivere descrizioni diverse ogni volta.

Per accedere alle registrazioni ricorrenti e impostare per esempio una spesa bancaria ricorrente di 5 CHF accediamo dal menu Azioni o Conta 2 e poi clicchiamo su Registrazioni ricorrenti.

A questo punto si apre una tabella vuota dove andremo a inserire tutte le nostre registrazioni ricorrenti solo una volta per tipo di registrazione.

Le colonne che dobbiamo usare in questo caso saranno:

Data, Doc, Descrizione, Conto Dare, Conto Avere e Importo.

Tra queste colonne quella che rende la registrazione ricorrente è la colonna Doc.

Per esempio registreremo:

Data: 31.01.2022

Doc: banca

Descrizione: Postfinance spese bancarie mensili

Conto Dare: qui usiamo il conto contabile per le spese bancarie

Conto Avere: qui useremo il conto contabile della banca dove ci vengono addebitate le spese bancarie

Importo: 5 CHF

 

Quando stiamo registrando, quindi nella tabella Registrazioni, scriveremo come sempre prima la data della registrazione contabile. Successivamente ci sposteremo sulla colonna Doc e iniziamo a scrivere “banca” (oppure facendo doppio clic sulla cella della colonna Doc usciranno tutte le registrazioni ricorrenti da scegliere).

Scrivendo “banca” Banana Contabilità riempirà automaticamente le altre colonne che servono per la registrazione perché riconoscerà che vogliamo fare una registrazione ricorrente.

Se non visualizziamo la colonna Doc possiamo fare doppio clic sui nomi delle colonne nella tabella Registrazioni e si aprirà una finestra dove possiamo decidere di rendere visibile diverse colonne nascoste. Tra queste colonne selezioniamo la colonna Doc e abilitiamola confermando.

Registrazioni ricorrenti multiple

Le registrazioni ricorrenti possono anche essere registrazioni multiple, quindi più righe di registrazione e anche più righe indipendenti tra loro come, ad esempio, due spese diverse che avvengono lo stesso giorno.

Per esempio, ogni fine mese 2 banche diverse ci addebitano 2 importi diverse per le spese bancarie.

Oltre ai 5 CHF della banca Postfinance ci vengono addebitati 6 CHF per il nostro conto UBS.

A questo punto registreremo tra le registrazioni ricorrenti anche quella per la UBS e sotto la colonna Doc scriveremo sempre “banca”.

Tutte le registrazioni inserite tra le registrazioni ricorrenti con il Doc “banca” saranno usate assieme ogni volta che scriveremo “banca” nella colonna Doc della tabella Registrazioni.

Registrazioni ricorrenti con importo diverso

Spesso le registrazioni sono ricorrenti ma con importi diversi, come per esempio le spese bancarie variabili.

A questo punto possiamo inserire la registrazione ricorrente con il Doc “banca” senza inserire l’importo della registrazione.

Quando useremo il Doc “banca” nella tabella Registrazioni Banana Contabilità scriverà la registrazione automatica senza importo e noi andremo a specificare solo l’importo che sarà diverso a ogni registrazione contabile ricorrente.

 

Come ordinare le registrazioni contabili come desideriamo

Le registrazioni contabili possono essere messe in ordine così come si desidera.

Per ordinarle secondo un criterio possiamo prima di tutto selezionare con un clic il nome della colonna che vogliamo ordinare.

Poi andiamo al menu Dati e clicchiamo su Ordina righe.

Si aprirà una finestra dove ci proporrà di ordinare la colonna che abbiamo selezionato in ordine crescente.

Se si tratta per esempio della colonna Importo Banana Contabilità ordinerà le registrazioni in ordine crescente di Importo, quindi dall’importo più piccolo all’importo più grande.

Se si tratta per esempio della colonna Descrizione Banana Contabilità ordinerà le registrazioni in ordine alfabetico secondo la descrizione che abbiamo usato per le registrazioni dalla lettera A alla lettera Z.

Questo metodo è sempre utile quando vogliamo ordinare le registrazioni per Data di registrazione.

Selezioniamo con un clic il nome della colonna Data.

Clicchiamo al menu Dati, poi su Ordina righe e diamo l’OK nella finestra che si è aperta.

Se stiamo cercando una registrazione in particolare possiamo però trovarla in maniera facile e veloce in un altro modo che vedremo più avanti durante questa lezione.

 

Come estrarre alcune registrazioni contabili

Le registrazioni contabili possono essere anche estratte per una più precisa e facile lettura.

Per esempio, vogliamo estrarre tutte le fatture emesse per un determinato servizio che offriamo.

Andremo al menu Dati, poi clicchiamo su Estrai e ordina righe e si aprirà una finestra particolare.

Non spaventiamoci e leggiamo prima di tutto cosa è necessario fare.

Prima di tutto ci dice di scegliere una colonna come criterio per estrarre le righe.

Dato che vogliamo estrarre tutte le fatture emesse per un determinato servizio dobbiamo pensare a come avverrebbe la registrazione contabile di una fattura per quel servizio.

Per esempio, avremo la registrazione dove nel conto Dare ci sarà il conto del Cliente e nel conto Avere il conto dei Ricavi per quel determinato servizio da noi offerto.

Dunque, in questa situazione quello che rimane sempre invariato in ogni registrazione è che per quel servizio useremo sempre e solo un solo conto dei ricavi e che sarà nella colonna Avere.

Quindi nella scelta della colonna andremo a selezionare la colonna relativa al conto Avere.

Nella colonna criterio lasceremo Uguale e nella colonna valore indicheremo il conto contabile dei ricavi per quella tipologia di servizio.

A questo punto cliccheremo su Ok e Banana ci proporrà una tabella con le registrazioni estratte secondo il criterio che abbiamo selezionato.

Tornando alla finestra di estrazione, se apriamo il menu a tendina della colonna Criterio, avremo tutte le possibilità di scelta a nostra disposizione.

Con i diversi criteri possiamo estrarre le registrazioni secondo quanti criteri desideriamo.

 

Come cercare velocemente una registrazione contabile

Per cercare una registrazione contabile velocemente dobbiamo avere prima di tutto un criterio di ricerca.

Stiamo cercando un importo? O stiamo cercando un testo della descrizione? O stiamo cercando un conto contabile?

Se per esempio stiamo cercando un importo selezioniamo con un clic il nome della colonna Importo.

Poi andiamo sotto il menu di Banana dove troviamo raffigurata una lente di ingrandimento.

Si aprirà in basso una finestra dove inserire l’importo che cerchiamo.

Inseriamo l’importo e premiamo su Enter o Invio. Banana Contabilità ci proporrà la prima registrazione che trova con quell’importo.

Se successivamente premiamo ancora Enter o Invio, Banana Contabilità ci proporrà la registrazione seguente che trova con quell’importo e se continuiamo a cliccare Banana continuerà a proporci ciclicamente tutte le registrazioni che hanno quell’importo.

Allo stesso modo possiamo fare la stessa identica cosa con la colonna Descrizione.

Quindi selezioneremo con un clic il nome della colonna Descrizione e cliccheremo sulla lente di ingrandimento per cercare qualsiasi testo o parte di testo che desideriamo all’interno della descrizione di tutte le registrazioni contabili inserite.

Se non visualizziamo la lente di ingrandimento sotto il menu di Banana possiamo andare al menu Dati e cliccare su Trova.

 

Come aggiungere la formattazione alle registrazioni

Su Banana è possibile formattare le registrazioni contabili. Cosa significa formattare?

Significa scrivere in grassetto, italico, o con un colore diverso o applicare uno sfondo colorato alle registrazioni contabili.

Se selezioniamo una registrazione e andiamo al menu Formato possiamo applicare alla registrazione diverse formattazioni. Per esempio, il formato Grassetto, o il formato Italico o aumentare la grandezza del carattere e così via (dalla versione 10 di Banana Contabilità Plus).

Dalle icone sotto al menu di Banana dovremmo sempre trovare anche il modo per colorare il testo della registrazione o lo sfondo della registrazione.

Qui possiamo dare libero spazio alla fantasia.

Come detto sotto il menu di Banana abbiamo anche diversi bottoni con icone grafiche che servono per cambiare subito alcune formattazioni delle registrazioni.

Questo però dipende dalla versione di Banana Contabilità. Per esempio, alcune icone sono l’immagine di un binocolo oppure di una grande lente d’ingrandimento secondo la versione di Banana in uso.

 

Aggiunta di funzionalità extra su Banana Contabilità

Banana Contabilità ha più funzioni che però sono spesso nascoste o da installare.

Una funzionalità interessante che abbiamo visto è quella che permette di creare la vista Indirizzi sotto la tabella Conti.

Questi indirizzi possono poi essere usati per inserire gli indirizzi dei clienti e dei fornitori che vengono a loro volta usati nella emissione delle fatture o per avere in memoria i dati pronti all’uso dei fornitori.

Per accedere a questa e ad altre funzionalità extra è necessario andare al menu Strumenti e cliccare su Aggiungi/Rimuovi funzionalità.

A questo punto si apre una finestra dove ci vengono proposte le funzionalità che si possono aggiungere o rimuovere.

Tra queste vediamo per esempio quella molto utile della vista Indirizzi, quella della tabella Articoli per chi vende diversi articoli che ha in magazzino, la tabella Preventivo che viene chiaramente usata per fare budget e preventivi spese annuali, come abbiamo visto brevemente perché richiederebbe una lezione a parte, o per aggiungere nuove tabelle semplici che possono essere utilizzate a piacimento secondo i propri criteri.