Logo Patrick Pasquillo

mail @ patrickpasquillo .net 

+41 (0)76 320 99 34

Fatture, richiami e estratti conto

Rivediamo come creare una fattura

Come detto, per emettere una fattura dobbiamo inserire il numero di fattura nella colonna Fattura, che può essere un testo o un numero univoci, nella registrazione dell’addebito. Successivamente vedremo perché va inserito anche nella registrazione dell’accredito quando incasseremo i soldi relativi alla fattura emessa.

Scrivere il numero di fattura permette di fare capire al software Banana Contabilità Plus quali sono le fatture ancora non pagate e quali sono quelle pagate, oppure quali sono quelle per cui abbiamo ricevuto un acconto ma non ancora l’importo complessivo della fattura.

Ricordo che, nel caso non si vedesse la colonna Fattura nella tabella Registrazioni, è possibile fare doppio clic sui nomi delle colonne e spuntare la colonna che si vuole visualizzare.

Questa opzione è utile anche per altre colonne che ci possono servire al momento della fatturazione. Alcune colonne utili per la fatturazione sono infatti la colonna Quantità, Unità, Prezzo/Unità, Data di scadenza della fattura e la colonna data di pagamento della fattura.

Dunque, andiamo ad abilitare le colonne nei file di contabilità con estensione ac2 dove desideriamo usarli.

Inoltre, per la fatturazione abbiamo bisogno di abilitare la scheda Indirizzi per il partitario che abbiamo imparato a creare nella lezione precedente.

Per farlo aggiungi e visualizza le colonne indirizzi dei clienti in questo modo:

  • Nella tabella Conti, seleziona la vista Indirizzo e inserisci gli indirizzi dei clienti.
  • Se la vista Indirizzo non è visibile, aggiungila tramite il menu Strumenti, poi Aggiungi nuove funzionalità, poi Aggiungi colonne indirizzi nella tabella Conti.

Vedremo anche meglio le utili funzionalità del menu Aggiungi nuove funzionalità in fondo a questa lezione.

A ogni registrazione di una fattura su Banana andremo a indicare nella colonna Data di scadenza la data di scadenza di ogni singola fattura.

Questa data di scadenza appare anche stampata sulla fattura così che il cliente possa sapere entro quale termine pagarla.

Emettere fatture con più articoli.

Se emettiamo una fattura per più posizioni aperte, come per esempio più articoli diversi, faremo una registrazione per ogni articolo diverso che andremo a inserire in fattura.

Per esempio, faremo una registrazione per l’affitto dell’appartamento, una registrazione per l’acconto spese dell’appartamento, una registrazione per l’affitto del posteggio e una registrazione per un’eventuale spesa una tantum da farci rimborsare dall’inquilino.

Tutte queste registrazioni, se vogliamo emettere una singola fattura, dovranno avere lo stesso numero univoco di fattura nella colonna Fattura.

Quando andremo a stampare la fattura ci basterà selezionare una di queste registrazioni e andare dal menu Report, poi Clienti, poi Stampa fattura.

Come vedremo sulla fattura emessa usciranno le descrizioni tali e quali a come le abbiamo inserite nella tabella Registrazioni.

Emettere fatture con la Quantità, Unità e Prezzo/Unità.

Se vogliamo usufruire delle colonne Quantità, Unità e Prezzo/Unità non andremo a scrivere l’importo degli articoli acquistati ma andremo a indicare la quantità di articoli che hanno lo stesso prezzo e il prezzo per un articolo singolo.

In questo modo Banana calcolerà automaticamente il totale della registrazione che inserire nella colonna Importo.

Dunque, se abbiamo acquistato 3 asciugamani al prezzo di 12 CHF/uno, andremo a inserire solo:

Sotto la colonna Quantità: 3.

Sotto la colonna Unità: per esempio ‘pezzo/i’.

Sotto la colonna Prezzo/Unità: 12.

A questo punto Banana completerà la registrazione aggiungendo sotto la colonna Importo 36.00.

Emettere fatture già incassate.

Se volessimo emettere una fattura già incassata, per esempio tramite Cassa, andremo infatti a registrare subito l’accredito usando lo stesso numero di fattura usato per l’addebito e specificando la voce Pagamento tramite Cassa nella colonna Descrizione.

A questo punto, sulla fattura uscirà l’addebito, poi l’accredito con la descrizione Pagamento tramite Cassa, e il totale della fattura a zero CHF.

Quello che inseriamo nella colonna descrizione viene infatti riportato anche sulla fattura.

 

Impostiamo la polizza di versamento della fattura

La polizza QR che è diventata obbligatoria in Svizzera è possibile stamparla solo con Banana Contabilità Plus (versione 10).

In tutti gli altri casi abbiamo diversi layout per le polizze PVR.

Le polizze PVR sono quelle polizze con il numero di riferimento che servono per poter contabilizzare con pochi clic tutti gli accrediti nei rispettivi conti dei debitori scaricando periodicamente un file che ci fornisce il sistema e-banking della nostra banca.

Questo tipo di polizze, per essere usate, devono essere prima attivate tramite la propria banca attraverso una precisa procedura.

Invece, per le polizze rosse, cioè quelle dove c’è solo l’IBAN senza numero di riferimento, esiste il layout che inizia con CH09.

In questo tipo di polizza inseriremo il nostro IBAN e l’intestazione del nostro conto bancario che apparirà sulla polizza di versamento.

Per le polizze PVR va inserito il numero di aderente e altri dati che ci fornisce la nostra banca.

Le polizze PVR e le polizze rosse in Svizzera sono state eliminate definitivamente.

Al  loro posto è arrivata la fattura QR che in Banana Contabilità Plus viene creata tramite l’estensione apposita chiamata: CH10 Layout con codice QR svizzero.

Le estensioni con il layout fattura si impostano sotto al menu Estensioni, poi Gestisci estensioni e poi selezionando l’estensione QR aprendo l’albero visuale delle estensioni (attraverso il simbolo > a sinistra del nome dell’estensione) a destra appare il bottone Impostazioni.

Con queste impostazioni è possibile creare tutti i tipi di polizze QR possibili.

Per la gestione delle Estensioni si rimanda al capitolo dove se ne parla.

Come registrare gli accrediti attraverso le fatture aperte

Abbiamo detto che è necessario riscrivere il numero o il nome univoco della fattura emessa anche quando riceviamo l’accredito, totale o parziale, riferito a quella fattura aperta.

Dunque, se riceviamo un accredito totale di diverse fatture, andremo a scomporre l’importo ricevuto in tante registrazioni quante sono le fatture che l’importo va a coprire.

Questa operazione è necessaria per sfruttare le funzioni di Richiamo di pagamento di Banana Contabilità. Come vedremo il software Banana Contabilità saprà in ogni momento quale fattura è ancora aperta o saldata parzialmente.

Durante l’accredito sfruttiamo anche la colonna Data di pagamento della fattura dove andremo a inserire la data del pagamento sulla registrazione di addebito che avevamo fatto precedentemente.

Queste date, data di scadenza e data di pagamento, ci permettono di fare capire a Banana Contabilità chi sono i debitori da richiamare e a quanti giorni veniamo pagati.

Come stampare gli estratti conto e a cosa servono

Gli estratti conto servono per vedere sia quali fatture di tutti i nostri clienti o di uno solo sono ancora non saldate, sia per vedere facilmente anche quanto abbiamo fatturato in totale per ogni cliente.

Per visualizzarne uno, andiamo sotto la voce Report, poi Clienti, poi Stampa estratto conto.

A questo punto si apre una finestra dove possiamo decidere subito se vedere a video un estratto di tutti i clienti o di un singolo cliente.

Inoltre, possiamo decidere se visualizzare Tutte le fatture, ossia anche quelle già saldate, o solo le fatture ancora non saldate.

Se visualizziamo quelle non ancora saldate avremo un saldo per ogni nostro cliente cosicché sia facile verificare l’importo attualmente scoperto.

Se visualizziamo Tutte le fatture in fondo alla colonna Dare avremo il totale di quanto abbiamo fatturato per ogni cliente e il saldo delle fatture ancora non pagate, ossia l’importo attualmente scoperto.

 

Come emettere un richiamo di pagamento

I richiami su Banana Contabilità non emettono la polizza di versamento allegata.

Presto rilascerò una estensione personalizzabile che permette di stampare i richiami con i riferimenti della banca per il versamento degli importi scoperti indicati sul richiamo.

Con le polizze di versamento QR in Svizzera è diventato semplice stampare le polizze di versamento QR direttamente da casa anche senza avere la carta con lo strappo adatto.

Per farlo infatti esiste l’estensione Lettera con bollettino QR Svizzera, per cui viene stampata una polizza su foglio bianco senza importo e indirizzo che ci permette di stampare quante polizze QR per il nostro conto bancario vogliamo.

Vedremo meglio l’uso delle estensioni di Banana Contabilità in un’altra lezione se necessario.

Per stampare i richiami creati sfruttando il software Banana andremo dal menu Report, poi Clienti, e poi Stampa richiami.

Se è la prima volta che usiamo questa funzione potremo stampare i primi richiami alla data in cui eseguiamo i primi richiami e possiamo scegliere se stamparli per tutti i nostri clienti o solo per uno.

Se scegliamo per esempio di fare i richiami per tutti cliccheremo su Ok e si aprirà un’altra finestra.

In questa finestra vedremo le posizioni aperte per ogni cliente.

Qui possiamo decidere di escludere qualche cliente e scegliere solo quelli che ci interessano attraverso la spunta che possiamo togliere o mettere.

Una volta deciso a chi mandare il richiamo possiamo cliccare sul bottone Successivo.

A questo punto si aprirà un’altra finestra dove dobbiamo scegliere il layout da usare per i richiami.

Banana Contabilità ce ne fornisce già due, uno con il logo e uno senza (estensione Richiamo di pagamento e Richiamo di pagamento, con logo).

Scegliamo quindi il richiamo senza logo.

Se non lo abbiamo ancora installato anche questo layout andrà scaricato dalla Gestione delle estensioni di Banana che vedremo meglio in un’altra lezione.

Una volta scelto il layout possiamo decidere se stampare un richiamo per ogni fattura o un richiamo per Cliente.

Se scegliamo un richiamo per ogni fattura avremo un richiamo per ogni fattura ancora non interamente pagata.

Se scegliamo un richiamo per cliente avremo un riassunto delle fatture ancora non interamente pagate per ogni singolo cliente.

Noi andiamo a scegliere il richiamo per Cliente.

In questo caso possiamo spuntare le opzioni che vogliamo, come ad esempio decidere se includere le fatture aperte, le fatture pagate, il saldo di apertura o il riepilogo per i richiami.

Consiglio di fare delle prove per trovare le impostazioni più utili per il proprio caso.

Noi per ora scegliamo di spuntare solo le fatture aperte e di togliere la spunta dal riepilogo dei richiami.

A questo punto andremo a cliccare sul bottone Fine e ci compariranno a video i richiami pronti da stampare.

 

Note sulla gestione dei richiami di pagamento

Ricordo che per i richiami è importante scrivere nella colonna Fattura il numero di fattura sia quando addebitiamo l’importo, sia quando incassiamo.

I richiami creati automaticamente con Banana Contabilità scrivono nella tabella Registrazioni delle note sui richiami che sono stati inviati.

Una volta completati i richiami andiamo così a vedere quali registrazioni in più avremo nella tabella Registrazioni.

Questo è utile perché aprendo il singolo conto contabile del debitore avremo una situazione in cui possiamo vedere facilmente a che data è stato emesso il richiamo, e quale tipo di richiamo è stato inviato, se il primo richiamo, il secondo richiamo e così via.

 

Estratto conto dalla contabilità

Un estratto conto può anche essere visualizzato a partire dalla contabilità.

In questo caso non si vedranno le informazioni relative agli anni passati, ma ci sarà solo un riporto dell’anno precedente che corrisponde a un importo di cui però non possiamo sapere come è composto.

Per visualizzare l’estratto conto annuale di un conto contabile andremo nella tabella Conti, cercheremo il conto contabile e nell’angolo in alto a destra della casella del conto contabile cliccheremo sul quadratino che ci aprirà il conto contabile con tutti i suoi relativi movimenti contabili.

Questo quadratino che apre una nuova scheda può essere sfruttato sia sulla tabella Conti, che sulla tabella Registrazioni e ovunque diventa visibile passando con il mouse sull’angolo in alto a sinistra della cella.